Im modernen Projektmanagement muss man nicht mehr erklären, dass eine gute Anforderungsanalyse essenziell ist und Fehlerhafte oder ungenügende Anforderungen zum Scheitern des Projektes führen. Trotzdem ist dies immer noch eine der schwersten Aufgaben in einem Projekt. Warum ist dies so? Wie kann man in einem Gespräch das gegenüber am besten abholen, um schon möglichst bald «gute» Anforderungen zu gewinnen?

Um diese Fragen zu stellen, habe ich ein Interview mit Marcel Meier geführt. Marcel hat in diversen verschiedenen Sparten gearbeitet und konnte so sehr diverse Erfahrungen sammeln. Sei dies in der Wirtschaft (Bei Microsoft), im privaten Coaching als Mentaltrainer oder im Sport beim Trampolinspringen.
Das Interview ist in voller Länge angehängt.

Vision abholen
Oft ist es so, dass ein Projekt angestossen wird, weil man weiss man muss was machen, aber dass grosse Bild fehlt noch. Am Anfang des Gespräches sollen erstmals ein «Big Pictures» gemalt werden. Dies hat zwei Funktionen. 1. Der Kunde (Steakholder) hat die Möglichkeit seine Gedanken aufzuzeigen und in Bilder wiederzugeben. Oft tauchen hier schon die ersten ungeahnten Anforderungen und Erwartungen auf. Als weiteres ermöglicht diese Methode eine Eichung der gemeinsamen Sprache. Dass beide Parteien vom selben reden ist in einem Projekt wichtig. Wenn dies nicht möglich ist, entstehen Missverständnisse.
Ein Beispiel von Marcel bei Microsoft Sales:
Der verantwortliche bei einem Grosskunden hat eine neue Villa und will diese mit einem Mediacenter ausbauen. Zu dieser Zeit standen Mediacenter noch in Ihren Kinderschuhen. Im Gespräch wurden sehr hohe Anforderungen definiert. Die Teilnehmer an der Projekt Sitzung von Microsoft wurden immer nervöser und merkten, dass die Anforderungen über, dass was Ihr Produkt zu diesem Zeitpunkt liefern konnte herausgeht, aber durchaus möglich sein wird. Man möchte auch den Kunden beindrucken. Nach zwei Stunden war die Sitzung langsam zu Ende. Kunde: «Sehr schön. Ich freue mich schon, wenn meine Frau am See sitzen kann, dabei Musik hören kann und auf ihrem MacBook an Ihrem Buch weiterschreiben kann.»; Darauf hin war der Kundenbetreuer etwas verdutzt. Mit was für Geräten gearbeitet werden soll war nie ein Thema. Und so stellte sich heraus, dass der Kunde nur Apple Produkte ein setzt. Leider war dann das Projekt schon wieder vorbei.
Wäre dieses «Big Picture» vom Anfang an abgerufen worden hätte man einige Zeit sparen können.

Erwartungen abholen
Anforderungen definieren ist das eine, im Unterbewusstsein werden aber immer auch Erwartungen ans End Projekt gestellt. Diese werden aber oft nicht definiert. Das Problem dabei ist folgendes. Da Erwartungen oft nicht ausgesprochen werden, sondern einfach erwartet werden können diese oft nicht erfüllt werden. Daraus folgt ein gefühltes Scheitern beim Kunden. Ohne dass Anforderungen nicht erreicht werden. Deshalb ist es immer wichtig nicht nur nach der Vision und den Zielen (Anforderungen) des Projektes zu fragen, sondern auch was vom neuen Produkt erwartet wird. In der Theorie erscheinen diese zwei Sachen sehr nahe zusammen Inder Praxis merkt man aber schnell wie tiefer die Erwartungen meistens gehen. Schafft man es nicht diese Erwartungen abzuholen wird das neue Produkt Schwierigkeiten haben akzeptiert zu werden.

Menschen wahrnehmen
Ein Projekt kann nur sauber beendet werden, wenn beide Seiten glücklich sind, deshalb ist es wichtig in einem Projekt den Kunden wahrzunehmen, ernstzunehmend und auf den Kunden einzugehen. Erst wenn dies während dem ganzen Projekt geschieht kann der Kunde das neue Produkt akzeptieren. Wenn der Kunde mit dem zwischenmenschlichen nicht zufrieden ist oder dem Projektteam «misstraut» wird er immer Fehler finden. Wenn das zwischenmenschliche stimmt, werden die Fehler begründet akzeptiert. Dies ist ein enormer unterschied.
Mehr zum ganzen Thema hörst du im Interview.

Mensche